22 juli 2019

Wat betekent het wanneer je als VvE een externe procesbegeleider inhuurt?

VvE Het Kofschip wilde verduurzamen om meerdere redenen. Energiebesparing is goed voor hun portemonnee, maar net zo belangrijk vinden ze het toekomstbestendig maken van hun pand en het comfort dat ze ervoor terugkrijgen. Het werd een grote en uitgebreide operatie, waarbij ze de hulp inriepen van een externe procesbegeleider.

VvE Het Kofschip, Veenendaal

  • Aantal appartementen: 19 + 1 commerciële unit (verhuurd door de VvE)
  • Grooteigenaren: 0
  • Bouwjaar pand: 1978
  • Beheer: uitbesteed
  • Maatregelen: vloerisolatie, vraaggestuurde ventilatie, warmtepomp, zonnepanelen


Vloerisolatie, vraaggestuurde ventilatie, 140 zonnepanelen en een hybride warmtepompcombinatie ter vervanging van de collectieve cv-ketels: het zit allemaal op en in het appartementencomplex in Veenendaal. “Aardgasvrij lukte niet, omdat de hybride warmtepomp tot maar 55 graden kan verwarmen”, vertelt Hans van Bezooijen van Groen Nederland (partner van VvE Energie), die het verduurzamingsproject in opdracht van de VvE begeleidde. “Tijdens echt koude dagen springt een cv-installatie daarom bij.”

Van keukentafelgesprek tot eindcontrole

Van Bezooijen was van begin tot einde bij het project betrokken. “Het begon aan de keukentafel bij de bestuurders. In dat intakegesprek bespraken we de wensen en eisen van de VvE. Er volgde een voorstel van mijn kant en daarnaast vroeg ik offertes op en diende subsidieaanvragen in. Ook nam ik contact op met het Nationaal Energiebespaarfonds voor een VvE Energiebespaarlening waarmee de VvE de duurzame maatregelen kon bekostigen. Tijdens de uitvoering was ik verantwoordelijk voor de begeleiding van de werkzaamheden en was het aanspreekpunt van leveranciers. Ook kon ik een gecertificeerde eindcontrole bij de oplevering doen. Al met al duurde het gehele traject twee tot tweeënhalf jaar. Dat is een vrij normale doorloopperiode.”


Meerwaarde van professionele begeleiding

Volgens Van Bezooijen is procesbegeleiding aan te raden bij een groter verduurzamingsproject. “Voor ons als professionele partij is het al een leerproces op zich. Zo hadden we in Veenendaal wat strubbelingen met de gemeente, omdat we een omgevingsvergunning moesten aanvragen voor de buitenunit van de warmtepomp op het dak. Door die bijkomende kosten kwam de businesscase even in het nauw. Verder komen er ook geregeld zaken voorbij die VvE’s weleens vergeten wanneer ze alles zelf doen, zoals de opstalverzekering wijzigen bij het plaatsen van zonnepanelen en een verzekering afsluiten voor brandveiligheid. Ook weet niet iedere VvE dat het aanmelden bij de Belastingdienst juridisch verplicht is bij zonnepanelen, omdat je als VvE btw-plichtig bent.” VvE’s kunnen de kosten voor procesbegeleiding meefinancieren in de VvE Energiebespaarlening en er ook subsidie voor krijgen.

Communicatie blijft rol van het bestuur

Hoewel ze volledig ontzorgd werden, kon het bestuur van Het Kofschip in Veenendaal niet helemaal achterover leunen. “Het bestuur was verantwoordelijk voor de communicatie naar leden en voor hoor en wederhoor”, aldus Van Bezooijen. “En zij zorgden voor extra ledenvergaderingen bij besluitvorming. Tijdens stemmingen was ik er altijd bij om alles in goede banen te leiden, maar mijn rol is enkel adviserend, ik neem geen besluiten namens de VvE.”


Weerstand wegnemen

De stemming in Veenendaal resulteerde in 100 procent voor de plannen. Van Bezooijen: “Weerstand is er meestal in het begin van een traject en komt vaak voort uit onwetendheid. Dat kun je proberen weg te nemen door een presentatie in de ledenvergadering en met een advies op maat. Dat geeft inzicht in hoe de investering in verhouding staat tot de reserves en maandelijkse servicekosten van de VvE. Als mensen écht tegen blijven, ga ik daarmee eerst in gesprek voordat de werkzaamheden starten. Ook al is er een meerderheid die vóór stemt. Vaak is er uiteindelijk toch akkoord als mensen beseffen dat het wooncomfort omhooggaat en alles past binnen het financiële plaatje. Daar hebben ze dan zelfs – in het geval van de VvE in Veenendaal – maandelijks 20 euro meer voor over.”

 Tips voor VvE’s

  • Vergeet niet dat je procesbegeleiding kunt meefinancieren in de VvE Energiebespaarlening én dat hiervoor subsidie beschikbaar is.
  • Denk aan (het wijzigen van) een opstalverzekering bij zonnepanelen en een verzekering voor brandveiligheid.
  • Zorg voor een gecertificeerde eindcontrole van de werkzaamheden.
  • Vergeet niet om je als VvE aan te melden bij de Belastingdienst als je zonnepanelen hebt, omdat je btw-plichtig bent. Dit is juridisch verplicht.
  • Houd in je businesscase rekening met de kosten van een eventuele omgevingsvergunning wanneer je de buitenunit van een warmtepomp op het dak plaatst.


Lees de verhalen van andere VvE’s

De Energiebespaarlening wordt mede mogelijk gemaakt door

Logo SVnLogo RabobankLogo asn bankLogo RijksoverheidLogo CEB