23 april 2020

Een strakke en reële planning is onontbeerlijk

Het gebouw van een VvE verduurzamen is een flinke kluif. De financiering ervan kan ook best wat voeten in de aarde hebben en een goede communicatie en planning is onontbeerlijk. “Plan vooral niet te krap, de ervaring leert dat het altijd net iets langer duurt dan van tevoren gedacht,” drukt Richard Rijsdijk van Blocnote met klem op het hart. Hij werd ingeschakeld door VvE Spinne in Goes om hen te begeleiden bij het proces om hun dak te isoleren.

VvE De Spinne, Goes

  • Aantal appartementen: 22
  • Grooteigenaar: nee
  • Bouwjaar pand: circa 1980
  • Beheer: Ja, via Oosterveld Beheer/procesbegeleider Richard Rijsdijk
  • Maatregelen: dak isoleren

Vraag Richard Rijsdijk niet teveel over isolatiewaarden, wat er komt kijken bij het plaatsen van HR++ glas of welke zonnepanelen de beste keuze zijn. Hij is namelijk geen expert op het gebied van de technische kant van verduurzamen. Daarentegen past het begeleiden van VvE’s op administratief en procesmatig vlak helemaal in zijn straatje. “Ik hou ervan alles tot op de bodem uit te zoeken, oftewel het minutieuze vlooiwerk. En de ervaring leert dat met een gedegen voorbereiding het halve werk is gedaan.”

Inhaalslag

“Ik werd in augustus 2019 benaderd door Jan Oosterveld van Oosterveld Beheer die het technisch en administratief beheer uitvoert van VvE de Spinne,” vervolgt Rijsdijk. “Hij is zowel beheerder als bestuurslid van de VvE. Toen hij een aantal jaar geleden beheerder van de VvE werd, was er geen meerjarenonderhoudsplan, maar wel veel achterstallig onderhoud. Er moest dus eerst een inhaalslag plaatsvinden, voordat de VvE aan verduurzamen kon denken. Het dak was vorig jaar aan vernieuwing toe en uiteraard is gekeken naar een energiebesparende oplossing. Op dat moment heeft Jan mij aangehaakt om het proces van de dakvernieuwing en -en isolatie te versnellen. Vooral bij het aanvragen en het proces van de VvE Energiebespaarlening, de communicatie met de leden en de planning die hierbij komt kijken, kon hij goed mijn hulp gebruiken.”

Flinke kluif

“Samen met de beheerder heeft het bestuur de technische en financiële situatie in kaart gebracht: wat is het ambitieniveau van de VvE, hoe zien de financiën eruit, wie zijn de leden en wie is waar verantwoordelijk voor. Ik heb alles tot op de bodem uitgezocht. De VvE beheerder hikte best op tegen het aanvraagproces van de VvE Energiebespaarlening, een van de redenen waarom het plan voor dakisolatie al een poosje in de la lag. Het is ook best een flinke kluif, maar wel eentje waar ik graag mijn tanden in zet! Van het samen uitstippelen van het traject en de planning tot de communicatie met de leden.”

Strakke planning

Dat het verduurzamen van een VvE en de financiering hiervan valt of staat met een strakke planning mag duidelijk zijn. Maar Rijsdijk gaat nog een stapje verder: “Ik maak vaak mee dat er te optimistisch wordt gepland, dat geldt ook voor VvE’s. Maar er zijn zoveel factoren die voor vertraging kunnen zorgen. Daarom werk ik alles glashelder uit en laat niks aan het toeval over. Ik hou er in de planning rekening mee dat er ergens een kink in de kabel komt. Dit kan een bezwaar van een van de leden of bewoners zijn, bepaalde stukken die te laat klaar zijn, een subsidieaanvraag die meer tijd in beslag neemt. Als je van tevoren aanneemt dat alles precies zo loopt als je bedenkt, kom je van een koude kermis thuis.”

Communicatie

Iedere VvE heeft een ander ambitieniveau en staat voor andere uitdagingen. De aanpak verschilt daarom, maar de communicatie met de leden en bewoners moet altijd in een vroeg stadium worden opgepakt. “Doe je dit niet, dan gaat de tamtam snel en gaan halve verhalen en geruchten een heel eigen leven leiden. Betrek direct de leden bij de plannen en het proces, helemaal als ze het in hun portemonnee gaan voelen. Bij VvE de Spinne is dat helaas het geval. De servicekosten van bewoners waren al flink gestegen door het wegwerken van het achterstallige onderhoud en ook nu, door de renovatie en het verduurzamen van het dak, stijgen deze kosten.”

VvE Energiebespaarlening

“Ik ben enorm goed geholpen door Edward Nijhof van SVn. Hij wist mij precies te vertellen welke stappen ik moest ondernemen en waar ik extra aandacht voor moet hebben. Het is ook goed dat er bepaalde voorwaarden en regels zijn. Zo belde ik Edward op een vrijdagmiddag over de afloop van de bezwaartermijn na de besluitvormende ALV. De periode van 30 dagen waarin de leden van de VvE de Spinne bezwaar mochten maken bij de rechtbank, verliep op maandag. Ik kreeg dan ook te horen van Edward: “Het is nog geen maandag.” Dit geeft wel aan hoe belangrijk het is niet te snel te willen en geen aannames te doen. Je kunt je hier zelf enorm mee in de vingers snijden.”

Tips

  • Bereid de bestuursvergaderingen en ALV echt tot in de puntjes voor. Dit zijn mijlpalen in het proces!
  • Zorg ervoor dat de verslaglegging geen ruimte overlaat voor aannames. Op de pagina downloads op onze website staan onder andere voorbeeldteksten en checklists die u hiervoor kunt gebruiken.
  • Pak de communicatie met de leden en bewoners in een zo vroeg stadium op en betrek hen vanaf het eerste moment bij de plannen.
  • Breng het hele traject zo gedetailleerd mogelijk in kaart, zodat je rekening kunt houden met cruciale momenten.
Richard Rijsdijk (rechts) bij VvE De Spinne in Goes.

De Energiebespaarlening wordt mede mogelijk gemaakt door

Logo RijksoverheidLogo SVnLogo RabobankLogo asn bankLogo CEB