23 april 2020

Mogelijkheden tot het nemen van besluiten binnen de VvE tijdens de coronacrisis

Door de RIVM-maatregelen rond het coronavirus kan het in deze tijd lastig zijn om een reguliere VvE-vergadering te organiseren. Toch moet u als VvE misschien belangrijke besluiten nemen of wilt u verder gaan met de uitvoering van uw plannen. Hieronder informeren wij u over de mogelijkheden om te vergaderen met inachtneming van de overheidsmaatregelen of besluiten te nemen zonder een (fysieke) vergadering.

Reguliere vergadering

Wilt u een reguliere vergadering organiseren, houd hierbij dan wel de RIVM-richtlijnen aan voor het bewaren van de minimale afstand en het maximum aantal personen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door gebruik te maken van volmachten en te vergaderen met een kleiner aantal leden. Houd hierbij wel rekening met (in elk geval) de minimaal noodzakelijke opkomst: De administrateur (indien van toepassing), de benoemde voorzitter van de vergadering en het minimaal noodzakelijk aantal leden om aan de voorwaarden te voldoen voor de volmachten. De overige leden kunnen dan, voor zover mogelijk, een volmacht afgeven. De mogelijkheid om een volmacht af te geven moet wel in het splitsingsreglement staan. Vanaf 1973 is dit eigenlijk altijd het geval, maar controleer dit wel vooraf.

Let op! In uw splitsingsakte of het modelreglement kunnen beperkende voorwaarden voor volmachten zijn opgenomen, bijvoorbeeld ten aanzien van het aantal machtigingen dat aan één persoon gegeven mag worden of het geven van een volmacht aan een bestuurslid.

Zorg bij volmachten dat:

  • Ze zijn ondertekend.
  • Het duidelijk is waarvoor de volmacht is.
  • Het duidelijk is aan wie de volmacht is gegeven.
  • Gebruik voor de VvE Energiebespaarlening onze voorbeeldteksten.

Tweede vergadering

Het aangaan van een VvE Energiebespaarlening is een ingrijpend besluit met een langdurige verplichting. Het nemen van een besluit in een tweede vergadering achten wij niet wenselijk. Een dergelijk besluit zal door ons dan ook waarschijnlijk niet geaccepteerd worden.

Besluit zonder vergadering

Wanneer het niet mogelijk is te wachten met een besluit, bijvoorbeeld in verband met dringend onderhoud of defecte installaties, dan kunt u ook een besluit nemen zonder te vergaderen. Dat betekent dat er een voorstel wordt gedaan waarmee door álle leden schriftelijk wordt ingestemd. Dit kan ook per e-mail gedaan worden. Voor een rechtsgeldig besluit moeten alle leden unaniem instemmen met het voorgenomen besluit. Dat betekent dat er op deze manier geen besluit kan worden genomen als iemand geen of een ongeldige stem uitbrengt, of als er een stem tegen is.

Schriftelijk vergaderen

Voor schriftelijk vergaderen gelden de regels zoals hierboven beschreven bij een besluit zonder vergadering.

Digitaal vergaderen en stemmen

De mogelijkheid om digitaal te vergaderen of te stemmen is voor VvE’s niet specifiek in de wet opgenomen. Het is dan ook niet duidelijk of er via een digitale vergadering rechtsgeldig besluiten kunnen worden genomen.

Om tijdens de duur van de coronacrisis VvE’s zekerheid te bieden over de rechtsgeldigheid van noodzakelijke besluitvorming middels elektronische communicatiemiddelen is er de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’. Gedurende de geldigheidsduur van de tijdelijke wet zullen ook de besluiten die zijn genomen in een digitale vergadering rechtsgeldig zijn. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • Bij de oproeping wordt vermeld dat de vergadering elektronisch zal plaatsvinden.
  • De leden moeten de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen.
  • De leden moeten vooraf (tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering) vragen kunnen stellen over de onderwerpen op de agenda. Dit mag schriftelijk of elektronisch.
  • Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord. Daarnaast moeten de antwoorden ook op een andere (elektronische) manier bekend worden gemaakt aan de leden, bijvoorbeeld in een e-mail of op de website. Hierdoor wordt geborgd dat de leden deze antwoorden kunnen meenemen bij het uitbrengen van hun stem.

Alle leden hebben het recht om bij een vergadering aanwezig te zijn en hun stemrecht uit te oefenen. Het is dan ook van belang dat ook bij een digitale vergadering alle leden de mogelijkheid hebben om deel te nemen en dus toegang hebben tot de hiervoor benodigde digitale middelen.   

De vraag is of een ingrijpend besluit, zoals het aangaan van een VvE Energiebespaarlening met bijbehorende langdurige betalingsverplichting, zich leent voor een digitale vergadering. Wanneer u hier toch gebruik van maakt, is het goed om aanvullend op de voorwaarden van de tijdelijke noodwet te zorgen dat:

  • Alle leden deel kunnen nemen aan de vergadering en hun stem kunnen uitbrengen:
    • Met het door de vergadering gekozen elektronische communicatiemiddel.
    • De leden zonder toegang tot de digitale middelen die niet aan wensen te sluiten bij een lid dat hiertoe wel toegang heeft,  evengoed hun stem kunnen uitbrengen via een volmacht.
  • Alle stemgerechtigden en/of gevolmachtigden kunnen worden geïdentificeerd:
    • Leg de vertegenwoordigde stemmen vast in een presentielijst.
  • Alle leden tijdig weten hoe de vergadering digitaal te volgen is.
  • Alle leden met de digitale middelen de vergadering live kunnen volgen. Bijvoorbeeld middels video conferencing.
  • De vergadering wordt opgenomen, zodat deze later indien nodig terug te bekijken en beluisteren is. Informeer de leden hier wel over voordat de vergadering begint.
  • Er live gestemd kan worden, ook voor de afgegeven volmachten.
  • De genomen besluiten nogmaals bekrachtigd worden op de eerstvolgende reguliere algemene ledenvergadering.
  • De vergadering rechtsgeldig verloopt. Raadpleeg hiervoor uw splitsingsakten en/of modelreglement.
  • De notulen na afloop digitaal worden verstuurd.

Zorg in alle bovenstaande situaties voor:

  • Een goede informatievoorziening voorafgaand aan de vergadering. Zorg bijvoorbeeld dat alle documenten ruim van tevoren voor iedereen inzichtelijk zijn.
  • De mogelijkheid tot vragen stellen, per mail of telefoon. Deel de vragen en antwoorden met alle leden voorafgaand aan de vergadering. Behandel ze nogmaals tijdens de vergadering en maak ze deel van de notulen.
  • Rechtsgeldige vertegenwoordiging; controleer je splitsingsakte en/of modelreglement. Hoe is het bij jullie VvE geregeld? Wie mag er volmachten vertegenwoordigen en hoeveel volmachten maximaal per persoon?
  • Verricht alle handelingen zoals normaal gesproken voor een reguliere algemene ledenvergadering.

Kijk voor meer informatie over corona op de website van RIVM.

De Energiebespaarlening wordt mede mogelijk gemaakt door

Logo RijksoverheidLogo SVnLogo RabobankLogo asn bankLogo CEB